Je domein kan één of meerdere e-mailaccounts hebben.
Het opvragen van deze domein e-mail kan op verschillende manieren geconfigureerd worden. Vaak zijn de e-mailadressen van het type “functie”-adres, vb. (bestuur @ enz..) die als doorgeefluiken functioneren naar ingestelde forwards(1), nl. jouw persoonlijke of andere e-mailadres(sen). Domein e-mail kan ook opgevraagd worden via webmail of het domein e-mailaccount kan ook toegevoegd worden aan het private e-mailaccount van de gebruiker. De keuze is afhankelijk van het aantal e-mailaccounts, het aantal forwards, de specifieke behandeling door e-mailproviders en de eigen organisatie van de website-houder. Elk systeem heeft voor- en nadelen.
Hierna wordt de eerste mogelijkheid (met forwards) behandeld. Dit verdient meestal de voorkeur vanuit beveiligingsstandpunt.
Derden die de domein e-mailadres(sen) zouden kennen, kunnen e-mail zenden naar deze adressen, die dan verder doorgestuurd wordt naar de ingestelde forwards. Je kan normaliter zelf echter geen e-mail versturen vanaf één van deze adres(sen), daarvoor dien je dus jouw persoonlijke e-mailaccount te gebruiken.
Het is aangewezen dat de e-mailadres(sen) van je domein niet bekend raken bij derden. Immers, het risico dat dit adres dan in handen zou geraken van spammers, is in de huidige digitale wereld niet onbestaande. Deze mailbox(en) zouden dan door een veelheid aan spam kunnen dichtslibben. Tegenwoordig wordt bij de ernstige hostingbedrijven ook spamfiltering voorzien. De webmaster volgt de werking van deze spamfiltering op, zodat zo min mogelijk spam doorsijpelt en ook geen onterechte mails als spam worden aanzien. Niettemin blijft voorzichtigheid geboden.
In publicaties, ledenbladen, op andere websites, enz. zou bij voorkeur steeds moeten verwezen worden naar het contactformulier van je website i.p.v. het publiceren van e-mailadres(sen) van je domein.
Ook de ingevulde contactformulieren worden via dit e-mailsysteem verwerkt en doorgestuurd naar de betreffende persoon(en) voor verdere behandeling.
Het contactformulier op de site is beveiligd tegen spam. Dit kan door een onzichtbare honeypot die detecteert of het een machine is of een mens die het formulier invult en de spammers misleidt.
Een andere mogelijkheid is een captcha. Dit is bijvoorbeeld een steeds wisselende combinatie van letters en cijfers die bezoekers moeten intikken vóór dat het contactformulier zal verzonden worden. Een captcha is zo opgebouwd dat een robot deze combinatie moelijk kan lezen en aldus kunnen enkel mensen een formulier invullen. Deze letters en cijfers blijven een beperkte tijd geldig. Indien nodig moet de bezoeker dan de captcha verversen en worden nieuwe letters en cijfers gegenereerd. De letters en cijfers zijn hoofdlettergevoelig. Afhankelijk van het type contactformulier kan er een combinatie gebruikt worden van zichtbare (of onzichtbare) captcha, en/of gecombineerd met een honeypot.
Spammers zijn echter vindingrijk en testen alle mogelijkheden uit om spam te kunnen versturen. Het is o.a. niet zo moeilijk om e-mailadressen te raden door allerlei voorvoegsels te plaatsen vóór @jouwdomein.be (zoals "info @ jouwdomein.be" of "office @ jouwdomein.be", enz.). Het e-mailadres voor de verwerking van de contactformulieren van de site heeft daarom een eerder exotische naam (info_XX_xxxx @ jouwdomein.be) gekregen, zodat het raden al wat moeilijker wordt.
Nochtans is het voor de behandeling van deze contactformulieren toch aangewezen dat het onderliggende e-mailadressen niet gecommuniceerd worden naar derden of naar de inzender die het contactformulier heeft ingevuld. De kans is inderdaad niet onbestaande dat dit adres via een gehackte mailbox e.d. toch in handen van spammers geraakt.
Om te antwoorden op een contactformulier maak je dus bij voorkeur een nieuwe e-mail vanuit jouw persoonlijk e-mailaccount.
Wens je toch een dergelijke binnenkomende e-mail direct te “beantwoorden” of “door te sturen” met je mailprogramma, dan schrap je de informatie (geel gekleurd) zodat je bestemmeling de interne e-mailadressen van je domein niet te zien krijgt. De software van de contactformulieren zorgt er meestal ook voor dat het e-mailadres van de inzender onmiddellijk ingevuld wordt in het vak van de bestemmeling.