Het gebruik van nieuwsbrieven biedt uitstekende mogelijkheden voor organisaties om e-mail campagnes op te zetten, commerciële acties te starten of om de ledenbinding van verenigingen te ondersteunen.
Een toonaangevende Joomla extensie hiervoor is Acymailing. Deze tool heeft zeer uitgebreide mogelijkheden aan boord: allerlei soorten e-mails, zoals nieuwsbrieven, verjaardag e-mails, welkom e-mails, automatisch opvolg e-mails, automatisch inschrijven/uitschrijven, enz. Voor een vereniging o.a. handig voor:
1. losse berichten en mededelingen aan de leden
2. ledenblad i.p.v. papieren versie
3. opvragen lidgelden
4. aankondigen van komende evenementen en uitnodigingen
5. nieuwste blogartikelen op de website
6. nieuwe fotogalerij aankondigen
7. speciale artikelen zoals "in de kijker" (oudste lid in leeftijd, langste in duur, jongste, speciale aandacht…)
8. enz.
De gratis versie van Acymaling beschikt over een basisfunctionaliteit die voldoende is voor nieuwsbrieven van een kleine vereniging, maar er zijn ook enkele beperkingen:
- Beperking 1. Het aantal maandelijkse e-mails is beperkt tot 500, wat normaliter wel voldoende is. De betalende Enterprise versie kost momenteel vanaf 7,4 €/maand voor 4000 e-mails per maand. Upgraden kan steeds. De Enterprise versie heeft uiteraard meer uitgebreidere mogelijkheden.
- Beperking 2. Onderaan in de verzonden e-mails verschijnt er een reclame-banner van Acymailing. Bij de betalende versie is deze niet aanwezig.
- Beperking 3. De automatisch test om uit te sturen e-mails te toetsen op het spamgehalte, is niet beschikbaar. Een workaround is manueel testen met https://www.mail-tester.com/ Dit is in principe echter niet nodig vermits gerenommeerde hostingproviders, zoals Wned.nl, de belangrijkste technieken SPF en DKIM reeds ingesteld hebben. Deze 2 technieken dienen om te verhinderen dat andere providers de e-mail als spam zouden aanduiden.
- Beperking 4. Beheren kan in de gratis versie enkel via de Back-End. Beheren in de Front-End is niet beschikbaar in de gratis versie. De webmaster zal daarom een afgeschermde toegang tot de Back-End voorzien voor de beheerder van de nieuwsbrieven. Dit moet echter met de meeste omzichtigheid gehanteerd worden.
- Beperking 5. In oudere e-mail desktop applicaties worden Webp-beelden niet altijd getoond, o.a. in de oudere versie van Outlook 365, onafgezien welke account gebruikt wordt (Outlook-Gmail-Telenet….). Webp-beelden in gelinkte artikelen op de website worden natuurlijk wel getoond. Webp kan in deze applicaties wel getoond worden mits een extra extensie, maar dat kan moeilijk van de gebruikers verlangd worden. Webp-beelden worden wel getoond in webmail (Outlook-Gmail-Proton-Telenet). Gebruikers kunnen ook steeds de web versie bekijken. Alleszins is het gebruik van .jpg en .png vooralsnog te verkiezen.
Subscribers.
De onderschrijvers of "Acymailing-subscribers" kunnen tweeërlei zijn:
a. Website-users, d.w.z. de gebruikers (bv. leden) die kunnen inloggen op de site.
Deze website-users (bv. leden) worden automatisch gesynchroniseerd met de “subscribers” in Acymailing:
- Er is een import-functie die nieuwe leden automatisch toegevoegt aan de subscribers en aan de geschikte verzendlijst(en). Er kunnen verschillende verzendlijsten gemaakt worden, afhankelijk van het doel van de e-mail campagne.
- Verwijderde website-users worden zowel in de subscribers als in de lijsten verwijderd.
- Correcties worden zowel in de subscribers als in de lijsten doorgevoerd.
- Disableden/enableden van website-users wordt zowel in de subscribers als in de lijsten doorgevoerd. Disablede subcribers krijgen geen e-mail.
- Omgekeerd wordt er NIET gesynchroniseerd !
Het beheer van de website-users en subscribers gebeurt door de webmaster zodat het user bestand en dus ook het subscribers bestand steeds actueel is.
b. Er kunnen ook andere onderschrijvers door de beheerder van de nieuwsbrieven direct in Acymailing ingevoerd worden, bv. sympathisanten, niet-leden, enz. Er kan ook overwogen worden om voor het grote publiek het automatisch inschrijven te activeren via een pop-up formulier op de website. Voor een kleine vereniging is dit echter overkill en er is het risico op malafide logins en de bijkomende werklast van het beheer ervan.
Subscribers kunnen zelf uitschrijven. Her-inschrijven bij eventueel foutief uitschrijven moet (althans voorlopig) door de webmaster gebeuren.
Werkwijze.
Het is uiteraard best dat één persoon deze nieuwsbrieven beheert, d.w.z. hij/zij krijgt, verzamelt en/of schrijft de teksten en verwerkt deze desgevallend in een artikel, en stelt de nieuwsbrief samen.
Er wordt gewerkt met sjablonen "templates" al naargelang het type nieuwsbrief. Templates kunnen steeds bijgewerkt worden. Dit is vrij complex en wordt dus best overgelaten aan de webmaster.
Artikelen kunnen o.a. zijn:
- ofwel een koppeling naar bestaande artikelen op de website, de titel is dan een link met heading H2. Let op, want er kan ook gelinkt worden naar artikelen met uitgestelde publicatie.
- ofwel nieuwe artikelen in een nieuwe categorie nieuwsbrieven (vb. woordje van de voorzitter). Belangrijk: elk nieuw ”woordje van de voorzitter” moet een andere titel krijgen om uniek te zijn, vb. “Woordje van de Voorzitter – oktober 2024”. Als hetzelfde artikel “Woordje van de voorzitter” steeds zou overschreven worden, komt er later een probleem bij het openen van de nieuwsbrieven in het archief, want dan is elk “Woordje van de voorzitter” identiek in alle nieuwsbrieven. Deze artikelen worden opslagen in een speciale map, waarheen verder geen link gelegd wordt. Deze artikelen zijn dus in principe niet rechtstreeks te benaderen via de website met een menu-item of dgl. Ze komen enkel te voorschijn in de nieuwsbrieven.
- ofwel onmiddellijk geschreven teksten (berichten, uitnodigingen, opvragen lidgeld, enz.). Dit zijn dan geen Joomla artikelen die bewaard worden en deze teksten zijn dus in principe niet herbruikbaar.
Acymailing heeft handige "drag and drop" tools aan boord om de nieuwsbrief samen te stellen. De webmaster zal hiervan een demo geven.
De e-mails kunnen gepersonaliseerd worden. Er zijn enkele variabelen (o.a. aanspreking, naam, datum, emailadres) die kunnen worden ingevoerd. De variabele "username" moet de subscribers username zijn, dus niet de Joomla users, want dan worden de eventueel manueel ingebrachte subscribers niet meegepakt!
Er wordt ook een archief gemaakt met de nieuwsbrieven zodat gebruikers deze ook online kunnen lezen, ofwel via hun aanmelding naar een afgeschermd gedeelte op de website, ofwel via een link in de nieuwsbrief "Klik hier om online te lezen" Dit kan nuttig zijn voor de gebruikers als de e-mal niet duidelijk weergegeven wordt, bv. als de Webp-beelden niet getoond worden.